Koszty podróży służbowej pracownika
Pracownicy naszej firmy wysyłani są w delegacje na terytorium Polski. W którym momencie i w ciężar jakiego konta zespołu 4 powinniśmy księgować koszty związane z podróżą służbową pracowników?
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Stanowi o tym art. 775 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.).
Dla celów bilansowych koszty poniesione w ramach podróży służbowej pracownika zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Ujmuje się je - zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości - w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jedynie w sytuacji, gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego (bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej), koszty tej podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku.
Ważne jest, że jednostki nie mają ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych. Koszty te nie są bowiem wymienione w załącznikach do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej.
Jednostka, która ujmuje koszty na kontach zespołu 4, może przykładowo w swojej polityce rachunkowości przyjąć, że koszty podróży służbowych będzie księgować na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe), z dalszym wyodrębnieniem kosztów podróży służbowych. Może również przyjąć inne rozwiązanie polegające na wyodrębnieniu konta syntetycznego w ramach zespołu 4, np. 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Koszty podróży służbowych).
Wypłatę pracownikowi z kasy zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej można ująć w księgach rachunkowych na podstawie dowodu KW zapisem:
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),
- Ma konto 10 "Kasa".
Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowych następuje w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika). W tym celu pracownik przedstawia do rozliczenia "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki. W przypadku delegacji obciążającej koszty podstawowej działalności operacyjnej poniesione wydatki można ująć:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe - podróże służbowe),
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).
Rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej z uwzględnieniem pobranych przez niego zaliczek księguje się zapisem:
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".
Gdyby pobrana przez pracownika zaliczka na podróż służbową była wyższa od kosztów tej podróży, wówczas w związku ze zwrotem niewykorzystanej kwoty zaliczki należałoby dokonać księgowania odwrotnego:
- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).
Jeżeli pracownik nie rozliczy się z podróży i nie zwróci niewykorzystanej części zaliczki (jeśli ją pobrał), to pracodawca ma prawo dokonać jej potrącenia z wynagrodzenia za pracę. Potrącenie z wynagrodzenia pracownika nierozliczonej zaliczki ujmuje się zapisem:
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).
| Przykład
Założenia
Dekretacja
Księgowania 
|
||||||||||||||||||
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.PoradnikKsięgowego.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
z obszernym komentarzem »
Firma »
Aplikacja mobilna dla Księgowych »
Księgowego,Kadrowego,VAT »
Serwisy internetowe »
Pobierz darmową aplikację »
Posłuchaj »
Terminarz
DRUKI
Darmowe druki aktywne
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
Forum - Rachunkowość
Forum aktywnych księgowych
| ||||||||||||
|
||||||||||||