Opracowanie polityki rachunkowości jednostki

Jesteśmy firmą powstałą w styczniu 2018 r. Czy każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości? Jakie elementy powinna zawierać polityka rachunkowości?

W ustawie o rachunkowości zostały wskazane ogólne zasady rachunkowości, które mają obowiązek stosować podmioty prowadzące księgi rachunkowe. Są jednak pewne kwestie, w zakresie których ustawodawca pozostawił jednostkom możliwość wyboru spośród kilku dopuszczonych przepisami rozwiązań. Podmioty same dokonują wyboru sposobu postępowania w takich przypadkach i zawierają je w zasadach (polityce) rachunkowości.

Definicja zasad (polityki) rachunkowości została określona w art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu przez przyjęte zasady (politykę) rachunkowości rozumie się wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR), zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych.

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Wynika to z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Powinny one dotyczyć w szczególności:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Należy podkreślić, że zakres dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości wynikający z przepisów bilansowych ma charakter otwarty. Każda jednostka może więc go rozszerzyć - o ile uzna to za stosowne - dostosowując do własnych potrzeb.

Trzeba też zaznaczyć, że w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy o rachunkowości, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości (KSR). W przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego jednostki mogą stosować MSR. Stanowi o tym art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne (art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Odpowiedzialnym za opracowanie w formie pisemnej polityki rachunkowości i jej aktualizację jest kierownik jednostki. Wynika to z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przy jej ustalaniu należy uwzględnić specyfikę działalności danej jednostki oraz jej potrzeby w zakresie bieżącej analizy i oceny jej sytuacji majątkowej i finansowej. Dla zwiększenia czytelności niektóre szczegółowe ustalenia, dotyczące np. wykazu kont syntetycznych, zasad wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, mogą zostać opracowane w formie załączników stanowiących integralną część uchwały w sprawie zasad (polityki) rachunkowości.

Politykę rachunkowości wprowadza się uchwałą (zarządzeniem) kierownika jednostki. Przykładowo jest to uchwała zarządu w przypadku spółek kapitałowych lub uchwała wspólników w spółkach osobowych. W firmie osoby fizycznej polityka rachunkowości wprowadzana jest zarządzeniem właściciela.