Protokół weryfikacji salda konta ZFŚS

Dokonaliśmy na dzień bilansowy weryfikacji konta ZFŚS. Czy saldo konta 85-0 może się różnić od kwoty środków zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym tego funduszu? Czy z inwentaryzacji salda konta ZFŚS należy sporządzić odrębny protokół?

Inwentaryzacji stanu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) dokonuje się w drodze weryfikacji salda. Ten sposób inwentaryzacji polega na sprawdzeniu poprawności i realności salda poprzez jego porównanie z dokumentami stanowiącymi podstawę zapisów w księgach rachunkowych na właściwych kontach oraz porównanie zapisów ze stanem faktycznym. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji ma na celu urealnienie sald kont wykazywanych w księgach rachunkowych poprzez identyfikację pozycji (sald) nieprawidłowych, czy też nierealnych. Zadaniem inwentaryzacji drogą weryfikacji jest więc sprawdzenie zgodności ze stanem faktycznym oraz prawidłowości wyceny sald kont księgowych widniejących w księgach rachunkowych jednostki.

Przeprowadzenie weryfikacji salda powinno być potwierdzone adnotacją na właściwych kontach księgowych przez osoby dokonujące inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Ponadto, z dokonanego porównania danych ewidencji z właściwymi dokumentami oraz ich weryfikacji sporządzane są protokoły weryfikacyjne. Z protokołu powinno wynikać jakie salda (nazwa i kwota) zostały poddane weryfikacji, czy stwierdzono różnice, a jeśli takie wystąpiły, to w jaki sposób zostały rozliczone i kto przeprowadził weryfikację. Oznacza to, że w sytuacji opisanej w pytaniu z inwentaryzacji salda konta ZFŚS wskazane jest sporządzić protokół weryfikacji.

Warto w tym miejscu wspomnieć, iż w odniesieniu do inwentaryzacji w drodze weryfikacji salda nie ma zastosowania zasada określona w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, według której inwentaryzację można rozpocząć na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpi przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Oznacza to, że inwentaryzację ZFŚS przeprowadza się według stanu na ostatni dzień roku obrotowego.

W księgach rachunkowych operacje gospodarcze dotyczące ZFŚS ewidencjonowane są na koncie 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Po stronie Ma tego konta księguje się zwiększenia, zaś po stronie Wn zmniejszenia ZFŚS. Ewidencja analityczna (pomocnicza) prowadzona do tego konta powinna zapewnić ustalenie stanu ZFŚS oraz jego zwiększeń i zmniejszeń według źródeł pochodzenia i kierunków przeznaczenia. W trakcie weryfikacji sprawdza się w pierwszej kolejności, czy odpis na ZFŚS za bieżący rok został naliczony w prawidłowej wysokości oraz czy środki zostały przekazane na wyodrębniony rachunek bankowy. Następnie kontroluje się, czy poprawnie zostały ujęte w księgach rachunkowych odsetki od środków ZFŚS zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym oraz wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe. Należy bowiem pamiętać, iż odsetki w obu tych przypadkach ujmuje się na zwiększenie stanu ZFŚS, czyli ewidencjonuje po stronie Ma konta 85-0 (por. art. 7 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o ZFŚS). Sprawdzeniu podlegają także zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS pod kątem zgodności z przepisami i regulaminem ZFŚS. Dokonując weryfikacji stanu ZFŚS, warto również sprawdzić, czy prowizje i opłaty bankowe pobrane przez bank z rachunku wyodrębnionych środków ZFŚS obciążyły koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki, tj. konto 40-2 "Usługi obce", a nie konto 85-0. Należy bowiem pamiętać, iż tych prowizji i opłat nie księguje się na zmniejszenie ZFŚS. Koszty te powinny zostać zrefundowane z rachunku bieżącego jednostki.

W protokole z inwentaryzacji ZFŚS wyszczególnia się m.in. pozycje, jakie składają się na stan konta ZFŚS. Protokół ten jest podpisywany przez członków zespołu weryfikującego oraz głównego księgowego, a zatwierdzany przez kierownika jednostki.

W kolejnym etapie uzgadnia się stan ZFŚS figurujący na koncie 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" ze stanem konta 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS". Różnice pomiędzy kontem 85-0 a kontem 13-5/0 mogą stanowić:

a) nieprzekazane przez jednostkę na wyodrębniony rachunek bankowy środki pieniężne w wysokości odpisów na ZFŚS - co oznacza, że zapisom na koncie funduszu nie towarzyszyły wpływy na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS,

b) wartość udzielonych pracownikom pożyczek z ZFŚS, gdyż udzielenie pożyczki i jej zwrot nie ma wpływu na samo konto 85-0,

c) wartość bonów, prezentów jeszcze nie wydanych osobom uprawnionym; wartość bonów lub prezentów przyjętych do ewidencji do momentu ich wydania może obciążać konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika odpowiedzialnego za nabyte bony i prezenty finansowane z ZFŚS).

Inną przyczyną występowania różnic pomiędzy tymi dwoma kontami mogą być błędy księgowe lub pominięcie przeprowadzenia refundacji, czyli przelewu środków z rachunku bieżącego na rachunek ZFŚS lub odwrotnie.