Warunki, jakie należy spełnić, aby przeprowadzić inwentaryzację ciągłą materiałów i towarów - checklista

Czy inwentaryzację materiałów i towarów przechowywanych w oddzielnej hali magazynowej, objętych ilościowo-wartościową ewidencją księgową, możemy przeprowadzać w sposób ciągły, czyli sukcesywnie, według określonego harmonogramu, czy zobowiązani jesteśmy tego dokonać na ostatni dzień roku obrotowego? Co należy rozumieć pod pojęciem strzeżone składowisko?

Możliwe jest dokonywanie spisu z natury materiałów i towarów metodą inwentaryzacji ciągłej, jeśli zapasy przechowywane są na strzeżonych składowiskach i zostały objęte ewidencją księgową ilościowo-wartościową. Inwentaryzacja taka może być przeprowadzona na dowolny dzień, pod warunkiem, że nastąpi to co najmniej raz w ciągu 2 lat.

Co do zasady, inwentaryzację składników aktywów i pasywów przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego. Jednak termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się także za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową, przeprowadzono raz w ciągu 2 lat (por. art. 26 ust. 1 i ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Składowisko strzeżone to dozorowane w sposób ciągły, zamknięte (zabezpieczone) miejsce przechowywania (składowania, magazynowania) zapasów, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione (postronne). Wynika tak z pkt 8 lit. o) stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów.

Inwentaryzacja ciągła polega na rozłożeniu czynności inwentaryzacyjnych w czasie i sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu zapasów w ciągu 2 lat. Sformułowanie "w ciągu" oznacza, że przeprowadzenie spisu z natury może odbyć się zarówno na dowolny dzień, jak i stopniowo na przestrzeni 2 lat. Należy pamiętać, aby w tym wskazanym w ustawie o rachunkowości okresie, zostały zainwentaryzowane wszystkie zasoby danego składnika majątkowego objęte tym rodzajem inwentaryzacji. W tym celu przygotowuje się harmonogram przeprowadzenia inwentaryzacji, który obejmuje daty i zakres spisu poszczególnych składników zapasów. Takie podejście potwierdza stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów. Z pkt 79 tego stanowiska wynika, że wykorzystując zapis ustawy o rachunkowości o tym, że zapasy przechowywane na strzeżonych składowiskach i objęte ilościowo-wartościową ewidencją księgową mogą być inwentaryzowane na dowolne daty, pod warunkiem, że nastąpi to co najmniej raz w ciągu 2 lat, możliwe jest dokonywanie spisu z natury metodą inwentaryzacji ciągłej. W stanowisku w sprawie inwentaryzacji zapasów wymieniono także dodatkowe warunki, jakie musi spełnić jednostka, aby mogła stosować inwentaryzację ciągłą zapasów drogą spisu z natury.

Warunki uprawniające do przeprowadzenia inwentaryzacji ciągłej prezentujemy poniżej w formie checklisty.

Należy pamiętać, że w myśl stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, harmonogram spisu z natury przeprowadzanego w sposób ciągły powinien mieć charakter poufny, co oznacza, że nie powinien być znany osobom odpowiedzialnym za zapasy. Harmonogram ten ma zapewnić objęcie spisem wszystkich zapasów z częstotliwością określoną w ustawie o rachunkowości z uwzględnieniem okresów, gdy zapasy są najniższe. Ma on w tym przypadku charakter ramowy (określa się miesiąc lub kwartał, na który przypada spis z natury danego składnika zapasów), natomiast decyzje o ścisłych terminach spisu poszczególnych składników zapasów zapadają w zależności od zaistnienia warunków dogodnych do dokonania spisu (np. niskie stany zapasów).

Z pkt 80 ww. stanowiska wynika ponadto, że przeprowadzaniem inwentaryzacji ciągłej zajmuje się zazwyczaj powołana przez kierownika jednostki stała komórka inwentaryzacyjna, o uprawnieniach komisji inwentaryzacyjnej, będąca zarazem zespołem spisowym. Do jej zadań należą:

• opracowanie i aktualizacja harmonogramu inwentaryzacji ciągłej zapasów i jego przestrzeganie,
   
• dokonywanie spisów z natury według zasad przewidzianych dla inwentaryzacji okresowej (por. pkt 44-78 stanowiska),
   
• wstępne rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych i przedstawienie stosownych wniosków kierownikowi jednostki, który podejmuje ostateczną decyzję co do sposobu rozliczenia, co następuje według wyjaśnień zawartych w pkt 81-111 stanowiska.