Skutki bilansowe zapewnienia pracownikom hotelu z wyżywieniem

Pracownicy zostali oddelegowani w podróż służbową na terenie kraju w celu montażu sprzedawanych przez nas urządzeń. Mieli zapewniony hotel ze śniadaniem i obiadokolacją. Jaka część diety im się należy w związku z tą podróżą służbową? Czy fakturę za hotel zaksięgować w koszty delegacji? Czy można od niej odliczyć VAT?

Pracownikowi z tytułu podróży krajowej przysługują diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Przy czym dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży.

W rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych nie wymieniono takiego posiłku jak obiadokolacja. Przy czym, według § 7 ust. 4 tego rozporządzenia, całodzienne wyżywienie obejmuje śniadanie, obiad i kolację. W związku z tym, obiadokolacji, o której mowa w pytaniu, nie można kwalifikować jako dwóch posiłków. Niemniej jednak, to pracodawca powinien zdecydować, czy posiłek ten pełnił funkcję obiadu, czy kolacji. Z reguły, w potocznym tego słowa znaczeniu, przyjmuje się, że obiadokolacja to "obiad spożywany w porze kolacji" bądź też "późny obiad". Zazwyczaj więc, obiadokolację traktuje się jak obiad, a pracownik przebywający w krajowej podróży służbowej otrzymujący dwa posiłki, tj. śniadanie i obiadokolację, otrzymuje: 7,50 zł (tj. 30 zł - 30 zł × 75%).

Przypominamy, iż za nocleg podczas podróży krajowej w hotelu pracownikowi przysługuje, zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 600 zł (tj. 20 × 30 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej podany limit.

Dla celów bilansowych niepodlegający odliczeniu VAT zwiększy cenę nabycia usługi hotelowej i gastronomicznej. Wynika to z definicji ceny nabycia zawartej w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W związku z tym koszty noclegu i posiłków pracowników podczas podróży służbowej ujmuje się w księgach w kwocie brutto faktury następującym zapisem:

Przykład

Faktura za hotel opłacona z rachunku bieżącego pracodawcy

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. prowadząca działalność handlową sprzedała kontrahentowi krajowemu urządzenia, które zostały zamontowane przez pracowników spółki w siedzibie kontrahenta.
    
2. Jednostka otrzymała z hotelu fakturę za koszty pobytu 3 pracowników swojej firmy wysłanych w delegację służbową w celu montażu sprzedanych urządzeń. Kwota faktury to: 420 zł brutto. Pracownicy przebywali w podróży służbowej 1 dobę. W ramach pobytu w hotelu mieli zapewnione śniadanie i obiadokolację.
    
3. Pracownikom przysługiwała dieta za jedną dobę podróży krajowej w wysokości: 30 zł. Przy czym została pomniejszona o zapewnione posiłki: śniadanie 25% diety oraz obiad 50% diety, czyli: 30 zł × 75% = 22,50 zł. Ostatecznie każdemu pracownikowi za podróż służbową wypłacono dietę w wysokości: 30 zł - 22,50 zł = 7,50 zł.
    
4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów w zespole 4 i równocześnie w zespole 5, a koszty podstawowej działalności handlowej ujmuje na koncie 51 "Koszty działalności podstawowej - handlowej".

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Jeśli pracownicy firmy ponieśli samodzielnie koszty noclegów, które następnie przedstawią pracodawcy do rozliczenia, lub otrzymali zaliczkę na wydatki służbowe do rozliczenia po powrocie, to rozrachunki z tytułu podróży służbowej ujmuje się w księgach poprzez konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Przykład

Faktura za hotel opłacona przez pracownika gotówką

I. Założenia:

1. Jednostka wysłała w delegację służbową 3 pracowników w celu montażu sprzedanych przez nią urządzeń w siedzibie klienta. Jeden z pracowników otrzymał zaliczkę na koszty noclegu w wysokości: 500 zł.
    
2. Po powrocie z delegacji pracownicy przedstawili wydatki z tytułu tej podróży do rozliczenia. W ramach pobytu w hotelu mieli zapewnione śniadanie i obiadokolację. W związku z tym, przysługuje im dieta za jedną dobę podróży krajowej w wysokości 30 zł. Przy czym została pomniejszona o zapewnione posiłki: śniadanie 25% diety oraz obiad 50% diety, czyli: 30 zł × 75% = 22,50 zł. Ostatecznie każdemu pracownikowi za podróż służbową przysługiwała dieta w wysokości: 30 zł - 22,50 zł = 7,50 zł.
    
3. Pracownik, który otrzymał zaliczkę na podróż służbową, do swoich wydatków dołączył fakturę za hotel w kwocie: 420 zł. Po rozliczeniu wydatków (faktura za hotel + diety = 427,50 zł) zwrócił do kasy firmy kwotę: 500 zł - 427,50 zł = 72,50 zł.
    
4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów w zespole 4 i równocześnie w zespole 5, a koszty podstawowej działalności handlowej ujmuje na koncie 51.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: